எக்ஸெல் டிப்ஸ்

எக்ஸெல் தகவல் வேர்டில் அட்டவணையாக:

எக்ஸெல் ஒர்க் புக் ஒன்றின் ஒர்க்ஷீட்டில் மிக முக்கியமான தகவல்களை அழகாக நெட்டு வரிசை அல்லது படுக்கை வரிசையில் அமைத்திருக்கிறீர்கள். இவற்றை வேர்ட் டாகுமெண்ட் பைல் ஒன்றிலும் ஓர் அட்டவணையாக அமைக்க விரும்புகிறீர்கள். என்ன செய்யலாம்?

டேபிள் ஒன்றை உருவாக்கி அதில் உள்ள கட்டங்களில் எக்ஸெல் பைல் செல்களில் உள்ளவற்றை ஒவ்வொன்றாக காப்பி அண்ட் பேஸ்ட் செய்திடப் போகிறீர்களா? அப்படியே காப்பி செய்து ஒட்டினால் அங்கொன்றும் இங்கொன்றுமாக இருக்கிறதா? இதனைத் தீர்க்க வழி ஒன்று இருக்கிறது.

எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் எந்த செல்களை ஒட்ட வேண்டுமோ அவற்றை தேர்ந்தெடுங்கள்; பின் கண்ட்ரோல்+சி (Ctrl+ C) கொடுத்து காப்பி செய்திடுங்கள். பின் வேர்ட் டாகுமெண்ட்டில் எடிட்(Edit) மெனு சென்று பேஸ்ட் ஸ்பெஷல் (Paste Special) என்பதனைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். அதில் கிடைக்கும் மெனுவில் Microsoft Office Excel Worksheet Object என்பதனைத் தேர்ந்தெடுத்து ஓகே செய்திடவும்.

மிக அழகாக டேபிள் அட்டவணைக் கட்டங்கள் போல தகவல்கள் அமைக்கப்பட்டுவிடும். இது போல பல வகைகளில் இந்த இரண்டு புரோகிராம்களும் இணைந்து செயல்படும். எக்ஸெல் ஆக்டிவ் செல் செல்ல: மிகப் பெரிய அளவில் ஸ்ப்ரெட் ஷீட் தயாரிப்பவர்கள், அடிக்கடி, கீழ் மேலாக உள்ள செல்களில் உள்ள தகவல்களைத் தேடிப் பார்த்து, பின்னர், பணியாற்றிக் கொண்டிருக்கும் ஆக்டிவ் செல்களில், டேட்டாவினை நிரப்புவார்கள்.

இவ்வாறு செல்கையில், சில வேளைகளில் ஆக்டிவ் செல்களை மீண்டும் தேடிப் பெறுவது சிரமமாயிருக்கும். இதற்கு ஒரு வழி உண்டு. ஆனால் அதற்கு ஆக்டிவ் செல்லின் எண்ணை நினைவில் வைத்திருக்க வேண்டும். கண்ட்ரோல் + ஜி அழுத்தி, செல் எண்ணை டைப் செய்தால், உடனே, ஆக்டிவ் செல் காட்டப்பட்டு, அதில் கர்சர் இருப்பதைப் பார்க்கலாம். எத்தனை பேர் இதனை நினைவில் வைத்திருப்பார்கள். அப்படி யானால், என்னதான் வழி என்று சிந்திக்கிறீர்களா?

ஆக்டிவ் செல் திரையில் இல்லாமல், ஒர்க்ஷீட்டின் வேறு பகுதியில் நீங்கள் இருந்தால், கண்ட்ரோல் + பேக் ஸ்பேஸ் கீ அழுத்துங்கள். உடனே, உங்கள் ஆக்டிவ் செல் இருக்கும் இடம் காட்டப்படும். இதில் நினைவில் வைத்துக் கொள்ள வேண்டிய செய்தி, உங்கள் ஆக்டிவ் செல், அப்போது திரையில் தோன்றும் செல்களில் இருக்கக் கூடாது. இருப்பின், திரையும், ஒர்க் ஷீட்டின் அந்த பகுதியும் அப்படியே தான் இருக்கும்.

உடனுடக்குடன் ஸ்ப்ரெட் ஷீட் மாற:

ஒரே நேரத்தில், பல ஒர்க்ஷீட்களைத் திறந்து வைத்துப் பயன்படுத்துபவரா நீங்கள்! இவற்றிற் கிடையே தகவல்களை மாற்றி மாற்றிப் பதிய, மவுஸ் கொண்டு இயக்க வேண்டியதிருக்கும். இது கீ போர்டு மூலம் தகவல்களை வேகமாக நிரப்பும் உங்களுக்கு, அடிக்கடி மவுஸைப் பயன் படுத்துவது சிரமமாக இருக்கும். இதற்கு கீ போர்டு மாற்று வழி ஒன்றுள்ளது. ஸ்ப்ரெட்ஷீட்களுக் கிடையே மாறிக் கொள்ள, Ctrl+F6 ஆகிய கீகளை அழுத்தவும். இவ்வாறு அழுத்தும் போது, திறந்திருக்கும் ஒர்க் புக்குகள் வரிசையாகத் தேர்ந்தெடுக்கப் படும்.

எடுத்துக் காட்டாக,

மூன்று ஒர்க்புக்குகள் திறந்திருந்தால், மூன்று முறை Ctrl+F6 கீகளை அழுத்தினால், அவை ஒவ்வொன்றும் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டு, இறுதியில் முதலில் இருந்த ஒர்க்புக்குக்கே திரும்ப வருவீர்கள். சில ஷார்ட்கட் கீகள்: காமென்ட்ஸ் உள்ள செல்களை மட்டும் செலக்ட் செய்திட கண்ட்ரோல்+ஷிப்ட்+ஓ (Ctrl+Shft+O) அழுத்தவும். எந்த செல்லிலும் கமென்ட்ஸ் இல்லை என்றால் No cells found என்ற செய்தி கிடைக்கும்.

தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட பார்முலாவிற்கு எந்த செல்கள் எல்லாம் தொடர்பு உள்ளது என்று அறிய CTRL+[ அழுத்தவும். Ctrl+] கீகளை அழுத்தினால் எந்த செல்லில் கர்சர் இருக்கிறதோ அந்த செல் சம்பந்தப்பட்ட பார்முலாக் கள் காட்டப்படும். ஷிப்ட் + ஆரோ கீ (Shft+Arrow key அழுத்தினால் செல்கள் தேர்ந்தெடுக்கப்படுவது ஒரு செல்லுக்கு நீட்டிக்கப்படும்.

கண்ட்ரோல் + ஷிப்ட் + ஆரோ கீ (Ctrl+Shft+Arrow key) அழுத்தினால் அதே படுக்கை அல்லது நெட்டு வரிசையில் டேட்டா இருக்கும் கடைசி செல் வரை செலக்ஷன் நீட்டிக்கப்படும். ஷிப்ட் + ஹோம் கீகள் (Shft+Home) அழுத்தப்படுகையில் படுக்கை வரிசையின் முதல் செல் வரை செலக்ஷன் நீட்டிக்கப்படும். கண்ட்ரோல்+ஷிப்ட்+ ஹோம் (Ctrl+Shft+Home) கீகள் அழுத்தப்படுகையில் செலக்ஷன் ஒர்க் ஷீட்டின் முதல் செல் வரை நீட்டிக்கப்படும்.

கண்ட்ரோல்+ஷிப்ட் + எண்ட் (Ctrl+Shft+End) கீகள் அழுத்தப்படுகையில் செலக்ஷன் ஒர்க்ஷீட்டில் கடைசியாகப் பயன்படுத்தப்பட்ட செல் வரையில் நீட்டிக்கப்படும். என்டர் கீ (Enter) அழுத்தப்படுகையில் அந்த செல் முடிக்கப்பட்டு கர்சர் கீழாக உள்ள செல்லுக்குச் செல்லும்.